Kun­den­re­fe­renz
Ber­li­ner Charité

AKI bringt das Druckmanagement
der Cha­ri­té auf Vordermann

Der Kun­de

Die Cha­ri­té Uni­ver­si­täts­me­di­zin Ber­lin ist eine der größ­ten Uni­ver­si­täts­kli­ni­ken Euro­pas und welt­weit bekannt. Die gemein­sa­me Ein­rich­tung der Frei­en Uni­ver­si­tät Ber­lin und der Hum­boldt-Uni­ver­si­tät zu Ber­lin betreibt For­schung, Hei­lung sowie Leh­re auf inter­na­tio­na­lem Spit­zen­ni­veau. Über die Hälf­te der deut­schen Nobel­preis­trä­ger für Medi­zin und Phy­sio­lo­gie stam­men aus der Cha­ri­té, bei­spiels­wei­se Robert Koch und Paul Ehr­lich. Die Cha­ri­té behan­delt pro Jahr cir­ca eine hal­be Mil­li­on Fäl­le ambu­lant und über 130.000 Fäl­le sta­tio­när. Mit 14.500 Mit­ar­bei­tern, über 7.000 Stu­den­ten und mehr als 3.000 Bet­ten erwirt­schaf­tet das Kli­ni­kum rund eine Mil­li­ar­de Euro Umsatz pro Jahr und ist damit einer der größ­ten Arbeit­ge­ber Berlins.

  • Bran­che Gesundheitswesen
  • Auf­ga­be Out­put-Manage­ment für Druck­auf­trä­ge inklu­si­ve Monitoring
  • Top-Her­aus­for­de­rung Ein­bin­dung von Win­dows- und SAP-Systemen
  • Lösung AKI Prin­Tau­rus Com­man­der und Prin­Tau­rus for ERP-Systems
  • Top-Nut­zen Viel gerin­ge­rer admi­nis­tra­ti­ver Auf­wand, Hel­pdesk löst Druck­pro­ble­me unter SAP

Die Auf­ga­be

Der Cam­pus der Ber­li­ner Cha­ri­té ver­teilt sich auf ins­ge­samt vier Stand­or­te mit über 100 Kli­ni­ken und Insti­tu­ten. Dort sind unge­fähr 3.300 Dru­cker ver­schie­de­ner Her­stel­ler im Ein­satz – dar­un­ter auch spe­zi­el­le Eti­ket­ten­dru­cker, For­mu­lar­dru­cker für die Apo­the­ke und eini­ge Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te. Pro Tag fal­len im Kli­ni­kum unge­fähr 25.000 Aus­dru­cke an. Eini­ge Berei­che – wie die Ret­tungs­stel­len – haben ein pro­zess­kri­ti­sches Druck­vo­lu­men, aus­fall­si­che­res Dru­cken ist hier unver­zicht­bar. „Beson­ders die Nadel­dru­cker, die für den Druck von Eti­ket­ten und Bar­codes ver­wen­det wer­den, sind pro­zess­kri­tisch“, sagt Hol­ger Her­zog, Lei­ter Abtei­lung Sys­tem Geschäfts­be­reich IT. Bei­spiels­wei­se müs­sen Labor­pro­ben sofort mit Pati­en­ten­da­ten eti­ket­tiert wer­den. Anhand von Bar­codes las­sen sich alle Infor­ma­tio­nen über Pati­en­ten abru­fen. So kön­nen sie bei einem Sta­ti­ons­wech­sel schnell iden­ti­fi­ziert und zügig wei­ter­be­han­delt wer­den. Die Medi­ka­men­ten­be­stel­lung läuft eben­falls zen­tral über das Druck­sys­tem. „Kommt ein Druck­vor­gang dop­pelt an, wer­den Medi­ka­men­te dop­pelt ver­packt und aus­ge­lie­fert – das ver­ur­sacht unnö­ti­ge Kos­ten“, so Hol­ger Herzog.

Die bis­her von der Cha­ri­té selbst ent­wi­ckel­te Druck­ma­nage­ment­lö­sung war äußerst war­tungs­in­ten­siv, und es fehl­te ein zen­tra­les Manage­ment der Dru­cker. Die Cha­ri­té nutzt Dru­cker unter Win­dows und unter SAP. Die „SAP-Dru­cker“ muss­ten unter UNIX-Spool, die „Win­dows-Dru­cker“ unter Win­dows-Print­ser­vern ein­ge­rich­tet und gema­nagt wer­den – von ver­schie­de­nen Teams. Eine ein­fa­che Eska­la­ti­on bei Dru­cker­pro­ble­men – Fehl­an­zei­ge. Neben dem dop­pel­ten War­tungs­auf­wand ver­ur­sach­ten vor allem die „SAP-Dru­cker“ Pro­ble­me: Es gab nur nichts­sa­gen­de Feh­ler­mel­dun­gen und für das Trou­ble­shoo­ting waren weit­rei­chen­de Berech­ti­gun­gen nötig. Die hat­ten aller­dings nur weni­ge Mit­ar­bei­ter. „Im Zwei­fel wur­den die­se Kol­le­gen nachts um drei Uhr aus dem Bett geholt – auch wenn nur das Papier aus­ge­gan­gen war.“ Für sol­che Pro­ble­me ist eigent­lich der Hel­pdesk da. „Vie­le Anwen­der inter­pre­tier­ten einen feh­ler­haf­ten Druck­vor­gang aber gleich als Aus­fall des zen­tra­len SAP-Sys­tems“, so Hol­ger Her­zog. Selbst das Behe­ben kleins­ter Dru­cker­pro­ble­me dau­er­te ein­fach zu lange.

Anfang des Jah­res 2009 tausch­te die Cha­ri­té die zen­tra­le SAP-Infra­struk­tur und einen Groß­teil der PCs und Dru­cker aus. In die­sem Zusam­men­hang stell­te sich die Fra­ge, das alte Sys­tem zu por­tie­ren oder mit einer neu­en Lösung zu standardisieren.

Die Lösung

Die Cha­ri­té ent­schied sich für ein neu­es Druck­ma­nage­ment­sys­tem. Zen­tra­le Her­aus­for­de­rung war, den Win­dows-Druck und den SAP-Druck unter einen Hut zu brin­gen. Die Wahl fiel auf die modu­lar auf­ge­bau­te, SAP- und Micro­soft-zer­ti­fi­zier­te Prin­Tau­rus-Lösung von AKI, die sich durch eine beson­ders gute SAP-Inte­gra­ti­on und eine ein­heit­li­che Admi­nis­tra­ti­ons­um­ge­bung für alle Sys­te­me aus­zeich­net. Ein Sin­gle-Point-of-Con­trol ist die zen­tra­le Anlauf­stel­le für Ver­wal­tung und Admi­nis­tra­ti­on, bei der die Cha­ri­té einen Über­blick über die gesam­te Druck­um­ge­bung hat. Pro­ble­me und Kon­flik­te wer­den in der GUI ange­zeigt und kön­nen mit intui­ti­ven Assis­ten­ten sys­tem­über­grei­fend beho­ben werden.

„Unter der admi­nis­tra­ti­ven Ober­flä­che von AKI sehen wir, ob nur Papier fehlt oder es sich staut“, freut sich Hol­ger Her­zog. „Wir kön­nen den Nut­zer anru­fen und ihn bit­ten, das Blatt aus dem Dru­cker zu neh­men. Damit spa­ren wir uns den Weg auf die ent­spre­chen­de Sta­ti­on.“ Vor allem im Sup­port gab es rie­si­ge Fort­schrit­te: „Es hat eine Ver­schie­bung der Ver­ant­wort­lich­kei­ten gege­ben, hin zu einem First-Level-Sup­port. Der Hel­pdesk kann sich auf den Dru­cker schal­ten und Stan­dard­druck­pro­ble­me direkt lösen – erst­mals auch im SAP-Umfeld.“ Tief­grei­fen­de Rech­te braucht der Hel­pdesk dafür nicht, und das Betriebs­team der zen­tra­len SAP-Sys­te­me muss nur bei Sys­tem­pro­ble­men ein­grei­fen. Alle Pro­ble­me wer­den effek­tiv und ohne Rei­bungs­ver­lus­te gelöst, zudem gibt es jetzt defi­nier­te Pro­zes­se. „Frü­her hat kei­ner gemerkt, wenn ein Kol­le­ge stun­den­lang ‚bas­teln‘ muss­te.“ Heu­te ist die Bear­bei­tung der Pro­ble­me nach­voll­zieh­bar. „Wird ein Ticket wei­ter­ge­lei­tet, haben wir heu­te kein Schwei­gen im Wal­de mehr. Jeder Mit­ar­bei­ter sieht auf der Admi­nis­tra­ti­ons­ober­flä­che den gegen­wär­ti­gen Bearbeitungszustand.“

Beson­ders freut sich Hol­ger Her­zog über die Feed­back-Quo­te in der Cha­ri­té zum The­ma Dru­cken: „Wir bekom­men jetzt weni­ger Stör­mel­dun­gen von den Anwen­dern. Alles läuft sehr gut. Das Sys­tem wird gar nicht bemerkt.“ Ande­ren Unter­neh­men emp­fiehlt Hol­ger Her­zog eine stu­fen­wei­se Umset­zung: „Das ist gera­de bei einem Pro­jekt einer sol­chen Grö­ßen­ord­nung wich­tig.“ Zu Beginn der Imple­men­tie­rung kam es zu eini­gen Pro­ble­men, denn bei der Umstel­lung waren mehr kri­ti­sche Pro­zes­se betrof­fen als zunächst erwar­tet. Die Cha­ri­té konn­te jedoch sämt­li­che Fall­stri­cke mit­hil­fe der Spe­zia­lis­ten von AKI ana­ly­sie­ren und behe­ben. „Seit­dem die letz­ten kri­ti­schen Dru­cker pro­duk­tiv mit dem Sys­tem arbei­ten, läuft alles wie am Schnür­chen“, stellt Hol­ger Her­zog zufrie­den fest und resü­miert: „Wir haben jetzt alle Dru­cker unter allen Sys­te­men stets im Blick. Der Hel­pdesk bear­bei­tet und löst Druck­pro­ble­me heu­te deut­lich schnel­ler. Vie­le poten­zi­el­le Pro­ble­me kön­nen wir gar pro­ak­tiv lösen – ande­re Hür­den über­sprin­gen wir jetzt mit höchs­ter Effek­ti­vi­tät. Und nächt­li­che Stör­an­ru­fe gehö­ren end­lich der Ver­gan­gen­heit an.“

„Die Inte­gra­ti­on von Win­dows- und SAP-Druck unter AKI Prin­Tau­rus ermög­licht uns eine effek­ti­ve­re Bear­bei­tung von Druck­pro­ble­men bereits bei der Störungsannahme.“
Hol­ger Herzog

Lei­ter Abtei­lung Sys­tem Geschäfts­be­reich IT, Cha­ri­té – Uni­ver­si­täts­me­di­zin Berlin

Der Nut­zen

  • Höchs­te Druck­per­for­mance und Ausfallsicherheit
  • Ein­fa­che Verwaltung
  • Sin­gle-Point-of-Con­trol – zen­tra­le Admi­nis­tra­ti­on des Dru­cker­netz­werks mit intui­ti­ver gra­fi­scher Oberfläche
  • Schnel­les, unkom­pli­zier­tes Ein­grei­fen per Drag&Drop bei Druckproblemen
  • Ein­spa­rung von Kos­ten, Zeit und Nerven

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