Elek­tro­ni­sche Rechnungen

Der Pra­xis­fall

Bereits seit dem 27. Novem­ber 2020 akzep­tie­ren sämt­li­che Bun­des­be­hör­den kei­ne Papier- oder PDF-Rech­nun­gen mehr, wenn der Auf­trags­wert 1.000 Euro über­steigt. Lan­des- und Kom­mu­nal­ver­wal­tun­gen zie­hen in den kom­men­den Mona­ten nach. Doch noch immer sind vie­le Unter­neh­men nicht in der Lage, aus ihren rech­nungs­er­stel­len­den Sys­te­men kon­for­me elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu gene­rie­ren. Neben Behör­den & Ämtern ver­lan­gen jedoch auch immer mehr Groß­un­ter­neh­men, dass elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen an die­se ver­sen­det werden.

Um die­se Anfor­de­rung zu erfül­len, müs­sen Rech­nun­gen häu­fig manu­ell in das elek­tro­ni­sche For­mat gebracht wer­den. Gera­de, wenn es sich um regel­mä­ßig aus­zu­stel­len­de Rech­nun­gen han­delt, ein nicht zu unter­schät­zen­der Aufwand!

Die Her­aus­for­de­run­gen ste­cken im Detail

Grund­sätz­lich muss die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung in einer XML-basier­ten Struk­tur gemäß EN 16931 erfol­gen. In Deutsch­land wur­den die Anfor­de­run­gen an das Rech­nungs­for­mat im Stan­dard „XRech­nung“ von der Koor­di­nie­rungs­stel­le für IT-Stan­dards (KoSIT) veröffentlicht.

Um pro­fes­sio­nel­le und for­mal kor­rek­te Rech­nun­gen zu erstel­len, gibt es bereits Lösun­gen, die die­se auf der Basis manu­el­ler Daten­ein­ga­ben für den Kun­den erstel­len. Ein bereits vor­han­de­ner auto­ma­ti­sier­ter Pro­zess wird dadurch jedoch unter­bro­chen und feh­ler­an­fäl­lig. Da die elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen häu­fig auto­ma­tisch ver­bucht wer­den, hat bereits ein Zah­len­dre­her bei der Erfas­sung teu­re und zeit­rau­ben­de Folgen.

Auch das Erzeu­gen von XRech­nun­gen ist nicht ohne Hür­den: Pflicht­fel­der sind zu beach­ten, ISO-Codes und Codes für Zah­lungs­mit­tel sind The­men, die eine sorg­fäl­ti­ge Ein­ar­bei­tung erfordern.

Die Vor­tei­le auf einen Blick

  • Unter­stüt­zung durch Experten
  • Auto­ma­ti­sche Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung Ihrer erstell­ten Ausgangsrechungen
  • Erzeu­gung von Stan­dard XRech­nun­gen (gemäß Core Invoice Usa­ge Spe­ci­fi­ca­ti­on zur EN 16931) als Rech­nungs­stel­ler im For­mat UNCEFACT
  • Pro­zes­se und Pro­duk­ti­vi­tät wer­den nicht unterbrochen
  • Ein­fa­che Inte­gra­ti­on in bestehen­den Pro­zess zur Rechnungserstellung

Die Lösung

Die Lösung von AKI ver­ar­bei­tet Ihre bereits erstell­te Rech­nung im digi­ta­len For­mat, erkennt die­se voll­au­to­ma­tisch und erstellt dar­aus kon­for­me elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen im For­mat XRech­nung und ver­sen­det die­se per E‑Mail an den Empfänger.

  • Unter­stütz­te Ein­gangs­for­ma­te
    Als Ein­gangs­for­mat unter­stützt unse­re Soft­ware-Lösung sowohl maschi­nen­les­ba­re PDFs als auch das SAP®-spezifische IDoc-Format.
  • Erstel­len des elek­tro­ni­schen Rech­nungs­for­mats
    Zunächst wer­den die emp­fan­ge­nen Doku­men­te auf Infor­ma­tio­nen zur Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung unter­sucht und einer Doku­men­ten­klas­se zuge­ord­net.
    Anhand der ermit­tel­ten Doku­men­ten­klas­se wer­den die zur Rech­nungs­stel­lung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen extra­hiert und kon­for­me elek­tro­ni­sche XRech­nun­gen im UNCE­FACT-For­mat erstellt und per E‑Mail an den in der Rech­nung ange­ge­be­nen Rech­nungs­emp­fän­ger versendet.
  • Über­ga­be an Archiv­sys­te­me
    Kor­rekt ver­ar­bei­te­te Doku­men­te kön­nen direkt an ein Archiv-Sys­tem über­ge­ben wer­den, um die­se für eine spä­te­re Audi­tie­rung oder Beweis­füh­rung bereitzuhalten.
  • Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung
    Im Rah­men der Ein­füh­rung unter­stüt­zen Sie unse­re Exper­ten bei der Erstel­lung Ihrer Dokumentenklassifizierung.
  • SAP® Unter­stüt­zung
    In SAP erstell­te Rech­nun­gen kön­nen direkt abge­ru­fen und wei­ter­ver­ar­bei­tet werden.

Pro­dukt­bro­schü­re

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen fin­den Sie in unse­rer Pro­dukt­bro­schü­re (PDF).

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