Datenschutzhinweise für Bewerber

Stand: Mai 2022

Informationen zum Datenschutz nach Art. 13,14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über unsere Verarbeitung von Bewerberdaten

AKI GmbH
Berliner Platz 9
97080 Würz­burg

Liebe Bewer­berin, lieber Bewerber,
wir freuen uns über Ihr Inter­esse an unserem Unter­nehmen. An dieser Stelle infor­mieren wir Sie nach den Vorgaben der Art. 13,14, und 21 DSGVO über die Verar­bei­tung der von Ihnen im Rahmen des Bewer­bungs- und Einstel­lungs­pro­zesses über­mit­telten sowie ggf. von uns erho­benen perso­nen­be­zo­genen Daten und Ihre dies­be­züg­li­chen Rechte.
Sie können die Erklä­rung nach­fol­gend als PDF herunterladen:

Diese Erklä­rung erläu­tert Folgendes im Detail:

  • warum wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten verar­beiten und auf welcher Rechtsgrundlage
  • welche perso­nen­be­zo­genen Daten wir verarbeiten
  • an wen wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten weitergeben
  • in welche Länder Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten über­mit­telt werden
  • wie lange wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten aufbewahren
  • welche tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maßnahmen wir ergriffen haben

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

AKI GmbH
Berliner Platz 9
97080 Würz­burg
E‑Mail: info@aki-gmbh.com

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Daten­schutz­be­auf­tragter c/o
AKI GmbH
Otto-Hahn-Str. 12
40670 Meer­busch
E‑Mail: datenschutz@dde.kyocera.com

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

A. Verwal­tung Ihrer Bewer­bungs­un­ter­lagen. Wir verar­beiten Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten, um den jeweils besten Kandi­daten für eine Stelle zu ermit­teln. Soweit dies für die Entschei­dung über die Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nisses mit uns erfor­der­lich ist, ist Rechts­grund­lage hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO. Im Rahmen des Bewer­bungs­pro­zesses möchten wir, Ihr Einver­ständnis voraus­ge­setzt, gege­be­nen­falls Refe­renzen über­prüfen. Darüber hinaus sehen wir uns unter Umständen Ihre Social-Media-Profile sowie sons­tige öffent­liche Infor­ma­tionen zu Ihrer Person an oder führen, sofern es erfor­der­lich und für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, rele­vant ist, eine Hinter­grund­prü­fung durch. Rechts­grund­lage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

B. Einstel­lungs­ver­fahren. Wenn Ihre Bewer­bung erfolg­reich ist, verar­beiten wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten, damit wir Ihnen eine Stelle anbieten, Sie ein Arbeits­ver­hältnis mit uns aufnehmen und wir Sie als neuen Mitar­beiter begrüßen können. Soweit dies für die Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nisses mit uns erfor­der­lich ist, ist Rechts­grund­lage hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO.

C. Künf­tige Stel­len­an­ge­bote. Wenn wir Sie gerne über künf­tige Stel­len­an­ge­bote, die zu Ihrem Profil passen könnten, infor­mieren möchten, holen wir Ihre Einwil­li­gung ein, um Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten für maximal ein Jahr zu den Unter­lagen nehmen zu dürfen. Sie können diese Einwil­li­gung jeder­zeit widerrufen.

D. Recht­liche Gründe. Mitunter müssen wir Ihre Daten zur Durch­set­zung oder Abwehr von Rechts­an­sprü­chen verwenden oder um geltende gesetz­liche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Straf­ver­fol­gungs­be­hörden nach­zu­kommen. Rechts­grund­lage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit wir Ihre Daten auf Grund­lage von unserem berech­tigten Inter­esse verar­beiten, haben wir eine umfas­sende Bewer­tung Ihrer grund­le­genden Rechte und Frei­heiten und unserer berech­tigten Geschäfts­in­ter­essen vorge­nommen und über­wa­chen fort­lau­fend deren Ausge­wo­gen­heit. Möchten Sie der Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten auf Basis unseres berech­tigten Inter­esses dennoch wider­spre­chen oder möchten Sie eine uns erteilte Einwil­li­gung mit Wirkung für die Zukunft wider­rufen, lesen Sie den Abschnitt „Ihre Rechte“ unten.

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verar­beiten nur Daten, die im Zusam­men­hang mit Ihrer Bewer­bung stehen. Dies können allge­meine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontakt­daten), Angaben zu Ihrer beruf­li­chen Quali­fi­ka­tion und Schul­aus­bil­dung, Angaben zur beruf­li­chen Weiter­bil­dung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusam­men­hang mit Ihrer Bewer­bung übermitteln.

Quellen der Daten

Neben den Daten, die Sie uns zur Verfü­gung gestellt haben, verar­beiten wir gege­be­nen­falls perso­nen­be­zo­genen Daten zu Ihrer Person, die wir über folgende Quellen erhalten:

  • Infor­ma­tionen von Refe­renzen zu Charakter und/oder Leistungen
  • Ergeb­nisse öffent­li­cher Stellen von Hintergrundüberprüfungen
  • Infor­ma­tionen aus Eignungstests/Assessments von den ausfüh­renden Partnern
  • perso­nen­be­zo­gene Daten, die auf Ihren Social Media-Konten öffent­lich sind sowie andere öffent­lich zugäng­liche Infor­ma­tionen über Sie

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Die Weiter­gabe Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten erfolgt ausschließ­lich an:

  • Mitar­beiter von AKII und der mit uns verbun­denen KYOCERA Docu­ment Solu­tions Deutsch­land GmbH, die direkt in Ihren Bewer­bungs­pro­zess invol­viert sind, das umfasst Mitar­beiter von HR, Personen, die Einstel­lungs­ge­spräche führen, Manager aus dem einstel­lenden Geschäftsbereich
  • Mit Ihrer Einwil­li­gung können wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten an unsere Konzern­ge­sell­schaft weiter­geben, wenn Ihr Bewer­ber­profil zu einer dort offenen Stelle passt
  • Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten werden in unserem Auftrag auf Grund­lage von Auftrags­ver­ar­bei­tungs­ver­trägen nach Art. 28 DSGVO verar­beitet. Hierbei stellen wir sicher, dass die Verar­bei­tung im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO erfolgt. Daten­emp­fänger sind in diesem Fall Anbieter von Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­temen sowie Unter­nehmen, die für uns Assessments/Eignungstests durch­führen, sofern dies Teil des Bewer­bungs­ver­fah­rens ist
  • Gege­be­nen­falls geben wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten an Ihr(e) ehema­ligen Arbeit­geber als Refe­renzen oder andere Refe­renzen weiter, sofern Sie dem zuge­stimmt haben
  • Wenn Ihre Bewer­bung bei uns erfolg­reich war, geben wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten auch an poten­zi­elle interne Kunden und IT-Mitar­beiter von AKI und der KYOCERA Docu­ment Solu­tions Deutsch­land GmbH weiter, um Ihren Arbeits­be­ginn vorzubereiten
  • Wenn Ihre Bewer­bung bei uns erfolg­reich war, geben wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten an öffent­liche Stellen weiter, die den Hinter­grund eines Bewer­bers prüfen
  • Wenn wir aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder Gerichts­be­schluss zur Offen­le­gung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten ermäch­tigt oder verpflichtet sind, geben wir diese im Einklang mit dem jewei­ligen Gesetz, der jewei­ligen Vorschrift bzw. dem jewei­ligen Gerichts­be­schluss weiter.

Wo werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet

Die Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten erfolgt ausschließ­lich inner­halb der EU und dem Euro­päi­schen Wirtschaftsraum.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Verwal­tung Ihrer Bewer­bungs­un­ter­lagen. Wir spei­chern Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten solange dies für die Entschei­dung über Ihre Bewer­bung erfor­der­lich ist. Wir löschen Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten bzw. Bewer­bungs­un­ter­lagen nach maximal 6 Monaten nach Abschluss des Bewer­bungs­ver­fah­rens (zB. nach Bekannt­gabe der Absa­ge­ent­schei­dung), sofern nicht eine längere Spei­che­rung recht­lich erfor­der­lich oder zulässig ist.

Wir spei­chern Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetz­lich oder im konkreten Fall zur Geltend­ma­chung, Ausübung oder Vertei­di­gung von Rechten für die Dauer eines Rechts­streits erfor­der­lich ist.

Einstel­lungs­ver­fahren. Habe sie sich erfolg­reich beworben und wurden einge­stellt, spei­chern wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten soweit erfor­der­lich und zulässig in unseren Perso­nal­akten. Diese werden in Über­ein­stim­mung mit den Aufbe­wah­rungs­fristen in unserer Daten­schutz­richt­linie aufbewahrt.

Künf­tige Stel­len­an­ge­bote. Wenn Sie einer Aufbe­wah­rung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten für künf­tige Stel­len­an­ge­bote zustimmen, nehmen wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten für maximal ein Jahr nach Abschluss des Bewer­bungs­ver­fah­rens zu den Unterlagen.

Ihre Rechte

Wir möchten Sie über Ihre gesetz­li­chen Rechte als von einer Daten­ver­ar­bei­tung betrof­fenen Person informieren.

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO Sie haben das Recht darüber infor­miert zu werden, ob wir Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten verar­beiten und in welchem Umfang.

Recht auf Berich­ti­gung nach Art. 16 DSGVO Sie haben das Recht, die unver­züg­liche Berich­ti­gung oder Ergän­zung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten von uns zu verlangen, sofern die verar­bei­teten perso­nen­be­zo­genen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvoll­ständig sind. Wenn Sie bei uns ein Konto einge­richtet haben, dann haben Sie die Möglich­keit, Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten selbst zu berich­tigen oder zu ergänzen.

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO Sie haben das Recht, die unver­züg­liche Löschung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispiels­weise wenn Sie Ihre Einwil­li­gung zur Verar­bei­tung wider­rufen oder ihr wider­spre­chen und unser berech­tigtes Inter­esse an der Verar­bei­tung nicht über­wiegt. Wenn Sie bei uns ein Benut­zer­konto haben, können Sie dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten voll­ständig und dauer­haft gelöscht.

Einschrän­kung der Verar­bei­tung nach Art. 18 DSGVO Sie haben das Recht, von uns die Einschrän­kung der Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten aus bestimmten Gründen zu verlangen. Dies sind: (1) die von Ihnen gefor­derte Über­prü­fung der Rich­tig­keit Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten dauert Ihnen zu lange; (2) anstelle der Löschung unrecht­mäßig verar­bei­teter Daten fordern Sie deren einge­schränkte Verar­bei­tung; (3) Sie benö­tigen perso­nen­be­zo­gene Daten für Gerichts­ver­fahren oder (4) wir über­prüfen, ob unser recht­mä­ßiges Inter­esse an der Verar­bei­tung Ihren Wider­spruch überwiegt.

Recht auf Mittei­lung nach Art. 19 DSGVO Wir sind verpflichtet, allen Empfän­gern, denen Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten offen­ge­legt wurden, mitzu­teilen, wenn Sie Ihr Recht auf Berich­ti­gung, Löschung oder Einschrän­kung gegen­über uns geltend gemacht haben.

Daten­über­trag­bar­keit nach Art. 20 DSGVO Sie haben das Recht, Ihre uns über­las­senen perso­nen­be­zo­genen Daten von uns in einem struk­tu­rierten, gängigen und maschi­nen­les­baren Format anzu­for­dern, um sie an andere Dienst­leister weiterzugeben.

Recht auf Beschwerde nach Art. 77 DSGVO Sie haben das Recht, bei einer Daten­schutz­auf­sichts­be­hörde Beschwerde gegen die Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten bei uns einzu­legen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten nicht recht­mäßig erfolgt.

Wider­spruchs­recht nach Art. 21 DSGVO Soweit die Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten zur Wahrung berech­tigter Inter­essen erfolgt, haben Sie das Recht, der Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten durch uns jeder­zeit aus Gründen, die sich aus Ihrer beson­deren Situa­tion ergeben, zu wider­spre­chen. Aufgrund Ihres Wider­spruchs stellen wir die Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten ein, es sei denn, wir können zwin­gende berech­tigte Gründe geltend machen, die Ihre Inter­essen, Rechte und Frei­heiten über­wiegen, oder wir benö­tigen Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten für Gerichtsverfahren.

Wider­rufs­recht nach Art. 7 DSGVO Sofern die Verar­bei­tung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten auf Grund­lage Ihrer Einwil­li­gung erfolgt, haben Sie das Recht, diese Einwil­li­gung jeder­zeit für die Zukunft zu wider­rufen. Dazu können Sie eine entspre­chende E‑Mail an unseren Daten­schutz­be­auf­tragten (siehe oben) senden. Wir löschen Ihre perso­nen­be­zo­genen Daten dann dauer­haft aus unserer Daten­bank, sofern nicht gesetz­liche Vorgaben entgegenstehen.

Wir bei AKI verfügen über ein Netz­werk von Daten­schutz­fach­kräften einschließ­lich Daten­schutz­be­auf­tragte, die Ihnen bei Fragen gern weiter­helfen. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu dieser Daten­schutz­er­klä­rung haben, setzen Sie sich per E‑Mail mit uns in Verbin­dung oder schi­cken Sie uns einen Brief.

Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereit­stel­lung Ihrer perso­nen­be­zo­genen Daten im Rahmen des Bewer­bungs­pro­zesses ist weder gesetz­lich noch vertrag­lich vorge­schrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihrer Person zu machen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihrer die Bewer­bung betref­fenden perso­nen­be­zo­genen Daten für unsere Entschei­dung über die Einstel­lung bei uns erfor­der­lich sind. Wir empfehlen Ihnen, im Rahmen Ihrer Bewer­bung nur solche perso­nen­be­zo­genen Daten anzu­geben, die zur Durch­füh­rung der Bewer­bung erfor­der­lich sind.

Änderungen an diesem Dokument

Sollte sich unsere Hinweise zum Daten­schutz ändern, veröf­fent­li­chen wir dies auf unserer Website unter Angabe des Änderungsdatums.

Kontakt

Sagen Sie uns, ob wir Sie unter­stützen können. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unver­bind­lich und zu jeder Zeit.

Für direkte Anfragen können Sie uns auch tele­fo­nisch errei­chen: +49 (0)2159 – 918–0