PrinTaurus e-invoice

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Der Praxisfall

Bereits seit dem 27. November 2020 akzeptieren sämtliche Bundesbehörden keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr, wenn der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt. Landes- und Kommunalverwaltungen ziehen in den kommenden Monaten nach. Doch noch immer sind viele Unternehmen nicht in der Lage, aus ihren rechnungserstellenden Systemen konforme elektronische Rechnungen zu generieren. Neben Behörden & Ämtern verlangen jedoch auch immer mehr Großunternehmen, dass elektronische Rechnungen an diese versendet werden.

Um diese Anforderung zu erfüllen, müssen Rechnungen häufig manuell in das elektronische Format gebracht werden. Gerade, wenn es sich um regelmäßig auszustellende Rechnungen handelt, ein nicht zu unterschätzender Aufwand!

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Die Herausforderungen stecken im Detail

Grundsätzlich muss die elektronische Rechnungsstellung in einer XML-basierten Struktur gemäß EN 16931 erfolgen. In Deutschland wurden die Anforderungen an das Rechnungsformat im Standard „XRechnung“ von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht.

Um professionelle und formal korrekte Rechnungen zu erstellen, gibt es bereits Lösungen, die diese auf der Basis manueller Dateneingaben für den Kunden erstellen. Ein bereits vorhandener automatisierter Prozess wird dadurch jedoch unterbrochen und fehleranfällig. Da die elektronischen Rechnungen häufig automatisch verbucht werden, hat bereits ein Zahlendreher bei der Erfassung teure und zeitraubende Folgen.

Auch das Erzeugen von XRechnungen ist nicht ohne Hürden: Pflichtfelder sind zu beachten, ISO-Codes und Codes für Zahlungsmittel sind Themen, die eine sorgfältige Einarbeitung erfordern.

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Die Vorteile auf einen Blick

  • Unterstützung durch Experten
  • Automatische Dokumentenklassifizierung ihrer erstellten Ausgangsrechungen
  • Erzeugung von Standard XRechnungen (gemäß Core Invoice Usage Specification zur EN 16931) als Rechnungssteller im Format UNCEFACT
  • Prozesse und Produktivität werden nicht unterbrochen
  • Einfache Integration in bestehenden Prozess zur Rechnungserstellung
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Die Lösung

Die Lösung von AKI verarbeitet Ihre bereits erstellte Rechnung im digitalen Format, erkennt diese vollautomatisch und erstellt daraus konforme elektronische Rechnungen im Format XRechnung und versendet diese per E-Mail an den Empfänger.

  • Unterstützte Eingangsformate
    Als Eingangsformat unterstützt unsere Software-Lösung sowohl maschinenlesbare PDFs, als auch das SAP®-spezifische IDoc-Format.
  • Erstellen des elektronischen Rechnungsformats
    Zunächst werden die empfangenen Dokumente auf Informationen zur Dokumentenklassifizierung untersucht und einer Dokumentenklasse zugeordnet.
    Anhand der ermittelten Dokumentenklasse werden die zur Rechnungsstellung notwendigen Informationen extrahiert und konforme elektronische XRechnungen im UNCEFACT Format erstellt und per E-Mail an den in der Rechnung angegebenen Rechnungsempfänger versendet.
  • Übergabe an Archivsysteme
    Korrekt verarbeitete Dokumente können direkt an ein Archiv-System übergeben werden, um diese für eine spätere Auditierung oder Beweisführung bereit zu halten.
  • Dokumentenklassifizierung
    Im Rahmen der Einführung unterstützen Sie unsere Experten bei der Erstellung Ihrer Dokumentenklassifizierung.
  • SAP® Unterstützung
    In SAP erstellte Rechnungen können direkt abgerufen und weiterverarbeitet werden.

Produktbroschüre

Weitere Informationen zu PrinTaurus e-invoice finden Sie in unserer Produktbroschüre (PDF)

Kontakt

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