Elek­tro­ni­sche Rechnungen

Der Praxis­fall

Bereits seit dem 27. November 2020 akzep­tieren sämt­liche Bundes­be­hörden keine Papier- oder PDF-Rech­nungen mehr, wenn der Auftrags­wert 1.000 Euro über­steigt. Landes- und Kommu­nal­ver­wal­tungen ziehen in den kommenden Monaten nach. Doch noch immer sind viele Unter­nehmen nicht in der Lage, aus ihren rech­nungs­er­stel­lenden Systemen konforme elek­tro­ni­sche Rech­nungen zu gene­rieren. Neben Behörden & Ämtern verlangen jedoch auch immer mehr Groß­un­ter­nehmen, dass elek­tro­ni­sche Rech­nungen an diese versendet werden.

Um diese Anfor­de­rung zu erfüllen, müssen Rech­nungen häufig manuell in das elek­tro­ni­sche Format gebracht werden. Gerade, wenn es sich um regel­mäßig auszu­stel­lende Rech­nungen handelt, ein nicht zu unter­schät­zender Aufwand!

Die Heraus­for­de­rungen stecken im Detail

Grund­sätz­lich muss die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung in einer XML-basierten Struktur gemäß EN 16931 erfolgen. In Deutsch­land wurden die Anfor­de­rungen an das Rech­nungs­format im Stan­dard „XRech­nung“ von der Koor­di­nie­rungs­stelle für IT-Stan­dards (KoSIT) veröffentlicht.

Um profes­sio­nelle und formal korrekte Rech­nungen zu erstellen, gibt es bereits Lösungen, die diese auf der Basis manu­eller Daten­ein­gaben für den Kunden erstellen. Ein bereits vorhan­dener auto­ma­ti­sierter Prozess wird dadurch jedoch unter­bro­chen und fehler­an­fällig. Da die elek­tro­ni­schen Rech­nungen häufig auto­ma­tisch verbucht werden, hat bereits ein Zahlen­dreher bei der Erfas­sung teure und zeit­rau­bende Folgen.

Auch das Erzeugen von XRech­nungen ist nicht ohne Hürden: Pflicht­felder sind zu beachten, ISO-Codes und Codes für Zahlungs­mittel sind Themen, die eine sorg­fäl­tige Einar­bei­tung erfordern.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Unter­stüt­zung durch Experten
  • Auto­ma­ti­sche Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung Ihrer erstellten Ausgangsrechungen
  • Erzeu­gung von Stan­dard XRech­nungen (gemäß Core Invoice Usage Speci­fi­ca­tion zur EN 16931) als Rech­nungs­steller im Format UNCEFACT
  • Prozesse und Produk­ti­vität werden nicht unterbrochen
  • Einfache Inte­gra­tion in bestehenden Prozess zur Rechnungserstellung

Die Lösung

Die Lösung von AKI verar­beitet Ihre bereits erstellte Rech­nung im digi­talen Format, erkennt diese voll­au­to­ma­tisch und erstellt daraus konforme elek­tro­ni­sche Rech­nungen im Format XRech­nung und versendet diese per E‑Mail an den Empfänger.

  • Unter­stützte Eingangs­for­mate
    Als Eingangs­format unter­stützt unsere Soft­ware-Lösung sowohl maschi­nen­les­bare PDFs als auch das SAP®-spezifische IDoc-Format.
  • Erstellen des elek­tro­ni­schen Rech­nungs­for­mats
    Zunächst werden die empfan­genen Doku­mente auf Infor­ma­tionen zur Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung unter­sucht und einer Doku­men­ten­klasse zuge­ordnet.
    Anhand der ermit­telten Doku­men­ten­klasse werden die zur Rech­nungs­stel­lung notwen­digen Infor­ma­tionen extra­hiert und konforme elek­tro­ni­sche XRech­nungen im UNCE­FACT-Format erstellt und per E‑Mail an den in der Rech­nung ange­ge­benen Rech­nungs­emp­fänger versendet.
  • Über­gabe an Archiv­sys­teme
    Korrekt verar­bei­tete Doku­mente können direkt an ein Archiv-System über­geben werden, um diese für eine spätere Audi­tie­rung oder Beweis­füh­rung bereitzuhalten.
  • Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung
    Im Rahmen der Einfüh­rung unter­stützen Sie unsere Experten bei der Erstel­lung Ihrer Dokumentenklassifizierung.
  • SAP® Unter­stüt­zung
    In SAP erstellte Rech­nungen können direkt abge­rufen und weiter­ver­ar­beitet werden.

Produkt­bro­schüre

Weitere Infor­ma­tionen zu elek­tro­ni­schen Rech­nungen finden Sie in unserer Produkt­bro­schüre (PDF).

Kontakt

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