Datenschutz für Bewerber

Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) gilt für das Unternehmen AKI GmbH („AKI“), das die Stelle ausgeschrieben hat, sowie für Initialbewerbungen. Diese Erklärung gilt für personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses von AKI noch vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags mit AKI erhoben werden.

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

  1. Verwaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen.Wir haben ein rechtmäßiges Interesse, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, um den jeweils besten Kandidaten für eine Stelle zu ermitteln. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses möchten wir, Ihr Einverständnis vorausgesetzt, gegebenenfalls Referenzen überprüfen. Darüber hinaus sehen wir uns unter Umständen Ihre Social-Media-Profile sowie sonstige öffentliche Informationen zu Ihrer Person an oder führen, sofern es erforderlich und für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, relevant ist, eine Hintergrundprüfung durch.
  2. Einstellungsverfahren.Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, haben wir ein rechtmäßiges Interesse, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, damit wir Ihnen eine Stelle anbieten, Sie ein Arbeitsverhältnis mit uns aufnehmen und wir Sie als neuen Mitarbeiter begrüßen können.
  3. Künftige Stellenangebote.Wenn wir Sie gerne über künftige Stellenangebote, die zu Ihrem Profil passen könnten, informieren möchten, holen wir Ihre Einwilligung ein, um Ihre personenbezogenen Daten für maximal ein Jahr zu den Unterlagen nehmen zu dürfen. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.
  4. Rechtliche Gründe.Mitunter müssen wir Ihre Daten zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen verwenden oder, um geltende gesetzliche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen.

Wir haben eine umfassende Bewertung Ihrer grundlegenden Rechte und Freiheiten und unserer berechtigten Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen fortlaufend deren Ausgewogenheit. Möchten Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses dennoch widersprechen, lesen Sie den Abschnitt „Ihre Rechte“ unten.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Neben den Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir gegebenenfalls folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person:

  • Informationen von Referenzen zu Charakter und/oder Leistungen
  • Ergebnisse öffentlicher Stellen von Hintergrundüberprüfungen
  • Informationen aus Eignungstests/Assessments von den ausführenden Partnern
  • personenbezogene Daten, die auf Ihren Social Media-Konten öffentlich sind sowie andere öffentlich zugängliche Informationen über Sie

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich an:

  • Mitarbeiter von AKI, die direkt in Ihren Bewerbungsprozess involviert sind, das umfasst Mitarbeiter von HR, Personen, die Einstellungsgespräche führen, Manager aus dem einstellenden Geschäftsbereich, potenzielle interne Kunden und IT-Mitarbeiter
  • Ihr(e) ehemaligen Arbeitgeber als Referenzen oder andere Referenzen, sofern Sie dem zugestimmt haben
  • Unternehmen, die für uns Assessments/Eignungstests durchführen, sofern dies Teil des Bewerbungsverfahrens ist
  • öffentliche Stellen, die den Hintergrund eines Bewerbers prüfen, sofern die Bewerbung erfolgreich war
  • bei erfolgreicher Bewerbung andere Konzernunternehmen, wie AKI GmbH Inc. (Japan), zur Einholung einer internen Genehmigung
  • Wo wir aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder Gerichtsbeschluss zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten angehalten sind, geben wir diese gegebenenfalls im Einklang mit dem jeweiligen Gesetz, der jeweiligen Vorschrift bzw. dem jeweiligen Gerichtsbeschluss weiter.

Datenweitergabe ins Ausland

Gegebenenfalls geben wir Ihre personenbezogenen Daten an eine Konzerngesellschaft oder Dritte außerhalb der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum weiter. Sollte das nationale Recht dieses Landes kein angemessenes Schutzniveau im Sinne der Europäischen Kommission gewährleisten, stellen wir dieses Schutzniveau sicher, indem wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten geeignete zusätzliche Sicherungsmaßnahmen in Form der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standard-Datenschutzklauseln vereinbaren.

Eine Liste der Länder, die ein angemessenes Schutzniveau im Sinne der Europäischen Kommission gewährleisten, finden Sie auf der Website der EU.

Dort, wo wir Dienstleister aus den USA nutzen, haben diese sich auf der Liste des Privacy Shield-Abkommens zwischen der EU und den USA eingetragen und sich selbst beim US-Handelsministerium zertifiziert.

Weitere Informationen zur Entscheidung der Europäischen Kommission über die Angemessenheit des Privacy Shield zwischen der EU und den USA finden Sie hier.

Alternativ können wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der beabsichtigten Weitergabe bitten. Unter Angabe von Gründen können Sie eine Kopie der Standard-Datenschutzklauseln per E-Mail bei uns anfordern.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wo dies möglich ist, haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind unten aufgeführt oder werden Ihnen von uns im Vorfeld der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mitgeteilt.

Für die Fälle, in denen wir keine Aufbewahrungsfristen festlegen können, haben wir die Kriterien, nach denen wir die Aufbewahrungsdauer ermitteln, unten aufgeführt.

Spezifische Aufbewahrungsfristen

Zweck (A) Verwaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wird Ihre Bewerbung für eine bestimmte Stelle abgelehnt, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten für maximal vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens auf.

Zweck (B) Einstellungsverfahren. Habe sie sich erfolgreich beworben und wurden eingestellt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in unseren Personalakten. Diese werden in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsfristen in unserer Datenschutzrichtlinie aufbewahrt.

Zweck (C) Künftige Stellenangebote. Wenn Sie einer Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten für künftige Stellenangebote zustimmen, nehmen wir Ihre personenbezogenen Daten für maximal ein Jahr nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu den Unterlagen.

Kriterien zu Ermittlung der Aufbewahrungsfristen

In allen anderen Fällen nutzen wir folgende Kriterien, um die geltende Aufbewahrungsfrist zu ermitteln:

  • die Bewertung Ihrer Grundrechte und -freiheiten
  • die Gründe zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie sie zu dem Zweck erforderlich sind, aus dem wir sie erhoben haben:
  • alle relevanten branchenüblichen Gepflogenheiten oder Verhaltensregeln zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten
  • das Maß an Risiko und Kosten, das mit der Pflege Ihrer personenbezogenen Daten (Richtigkeit und Aktualität) einher geht
  • ob es eine gültige Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten gibt
  • Art, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unsere Beziehung zu Ihnen Alle sonstigen relevanten Umstände, die gegebenenfalls zutreffen.

Auf alle Fälle bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden rechtlichen Anforderungen auf und überprüfen diese personenbezogenen Daten regelmäßig.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen haben wir ergriffen?

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und unternehmen alle vernünftigen Anstrengungen, um sie vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unberechtigtem Zugriff, Offenlegung oder Manipulation zu schützen.

Ihre Rechte

Wir möchten Sie über Ihre gesetzlichen Rechte informieren.

Zugang. Sie haben das Recht darüber informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und in welchem Umfang.

Berichtigung. Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Wenn Sie bei uns ein Konto eingerichtet haben, dann haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen.

Recht auf Löschung. Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen oder ihr widersprechen und unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht überwiegt. Wenn Sie bei uns ein Benutzerkonto haben, können Sie dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten vollständig und dauerhaft gelöscht.

Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen zu verlangen. Dies sind: (1) die von Ihnen geforderte Überprüfung der Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten dauert Ihnen zu lange; (2) anstelle der Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten fordern Sie deren eingeschränkte Verarbeitung; (3) Sie benötigen personenbezogene Daten für Gerichtsverfahren oder (4) wir überprüfen, ob unser rechtmäßiges Interesse an der Verarbeitung Ihren Widerspruch überwiegt.

Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit zu widersprechen, sofern diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse (einschließlich der mit Ihrer Einwilligung erfolgten Einrichtung Ihres Profils durch uns) beruht, (2) im Rahmen des Direktmarketing erfolgt oder (3) zur Durchführung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder zur Erfüllung einer uns erteilten behördlichen Auflage notwendig ist. Aufgrund Ihres Widerspruchs stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe geltend machen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für Gerichtsverfahren.

Datenübertragbarkeit. Wir sind dazu verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten von uns anzufordern, um sie an andere Dienstleister weiterzugeben.

Einwilligung widerrufen. Sofern Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung übermittelt wurden, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu senden Sie eine entsprechende E-Mail an die Adresse des zuständigen Datenschutzbeauftragten (siehe unten). Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten dann dauerhaft aus unserer Datenbank.

Beschwerde einlegen. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Wir bei AKI GmbH verfügen über ein Netzwerk von Datenschutzfachkräften einschließlich Datenschutzbeauftragten, die Ihnen bei Fragen gern weiterhelfen. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu dieser Datenschutzerklärung haben, setzen Sie sich per E-Mail mit uns in Verbindung oder schicken Sie uns einen Brief.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

Demografische Merkmale bei Google Analytics

Diese Website nutzt die Funktion “demografische Merkmale” von Google Analytics. Dadurch können Berichte erstellt werden, die Aussagen zu Alter, Geschlecht und Interessen der Seitenbesucher enthalten. Diese Daten stammen aus interessenbezogener Werbung von Google sowie aus Besucherdaten von Drittanbietern. Diese Daten können keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Sie können diese Funktion jederzeit über die Anzeigeneinstellungen in Ihrem Google-Konto deaktivieren oder die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics wie im Punkt “Widerspruch gegen Datenerfassung” dargestellt generell untersagen.

Einsatz von Social Media

Einsatz von Social-Media-Plug-ins

Wir setzten derzeit folgende Social-Media-Plug-ins ein: Facebook, twitter, Google+, Pinterest, You Tube. Wir nutzen dabei ein Safe-Sharing-Tool. Das heißt, wenn Sie unsere Seite besuchen, werden zunächst grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an die Anbieter der Plug-ins weitergegeben. Den Anbieter des Plug-in erkennen Sie über die Markierung auf dem Kasten über seinen Anfangsbuchstaben oder das Logo. Das Safe-Sharing-Tool stellt den direkten Kontakt zwischen den Netzwerken und Ihnen erst dann her, wenn Sie aktiv auf einen Button klicken. Eine automatische Übertragung von Nutzerdaten an die Betreiber dieser Plattformen erfolgt durch dieses Tool nicht. Sind Sie bei einem der sozialen Netzwerke angemeldet, erscheint bei der Nutzung der Buttons von Facebook, Google+1, Twitter & Co. ein Informations-Fenster, in dem Sie den Text vor dem Absenden bestätigen können.

Im Fall von Facebook und Xing wird nach Angaben der jeweiligen Anbieter in Deutschland die IP-Adresse sofort nach Erhebung anonymisiert. Durch das Anklicken der Links werden also personenbezogene Daten von Ihnen an den jeweiligen Social Media Anbieter übermittelt und dort (bei US-amerikanischen Anbietern in den USA) gespeichert. Da der Social Media Anbieter die Datenerhebung insbesondere über Cookies vornimmt, empfehlen wir Ihnen, vor dem Klick auf den Social-Media-Button über die Sicherheitseinstellung Ihres Browsers alle Cookies zu löschen.

Wir haben weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherfristen bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch den Social Media Anbieter liegen uns keine Informationen vor.

Der Plug-in Anbieter speichert die über Sie erhobenen Daten als Nutzungsprofile und nutzt diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere zur Darstellung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an den jeweiligen Plug-in Anbieter wenden müssen. Über die Plug-ins bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit den sozialen Netzwerken und anderen Nutzern zu interagieren, so dass wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten können. Rechtsgrundlage für die Nutzung der Plug-ins ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO.

Weiter Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Plug-in-Anbieter erhalten Sie in den folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärungen dieser Anbieter. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

Adressen der jeweiligen Plug-in-Anbieter und URL mit deren Datenschutzhinweisen:

Einbindung von YouTube-Videos

Unsere Website nutzt Plugins der von Google betriebenen Seite YouTube. Betreiber der Seiten ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.

Wenn Sie eine unserer mit einem YouTube-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben.

Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO dar.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

Einbindung von Vimeo

Unsere Website nutzt Plugins des Videoportals Vimeo. Anbieter ist die Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.

Wenn Sie eine unserer mit einem Vimeo-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt. Dabei wird dem Vimeo-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Zudem erlangt Vimeo Ihre IP-Adresse. Dies gilt auch dann, wenn Sie nicht bei Vimeo eingeloggt sind oder keinen Account bei Vimeo besitzen. Die von Vimeo erfassten Informationen werden an den Vimeo-Server in den USA übermittelt.

Wenn Sie in Ihrem Vimeo-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie Vimeo, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem Vimeo-Account ausloggen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo unter: https://vimeo.com/privacy.

Einbindung von Google Maps

Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO dar.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.